Optimesys
PÄIVITETTY 8.1.2021
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
Tällä rekisterillä on yhteisrekisterinpitäjyys, eli rekisteriä pitävät yhdessä OptimeSys Group Oy ja sen Suomessa rekisteröidyt tytäryhtiöt OptimeSys Oy ja OptimeSys Services Oy.
Nimi: OptimeSys Group Oy
Y-tunnus: 2786805-3
Osoite: Sinikalliontie 3
Postinumero: 02630
Postitoimipaikka: ESPOO
Puhelinnumero: +358 20 776 9480
Sähköpostiosoite: markkinointi@optimesys.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa:
Yritys: OptimeSys Group Oy
Nimi: Matti Neuvonen
Osoite: Sinikalliontie 3, 02630 ESPOO
Puh: +358 20 776 9480
Sähköposti: etunimi.sukunimi@optimesys.fi
OptimeSys asiakasreskisteri
Rekisterissä käsitellään OptimeSys Group Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella, sopimussuhteen perusteella tai muun asiallisen yhteyden perusteella (esimerkiksi tapahtumaan osallistumisen perusteella), jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietoja käsitellään rekisterissä usealla oikeusperusteella, joiden käytöstä annetaan alla kuvaavia esimerkkejä.
1. Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet, kuten
a. Asiakkuuden perustaminen
b. Sopimuksen täytäntöönpanossa tarvittava henkilötietojen käsittely
2. Suostumus
a. Sähköinen suoramarkkinointi ja eräät tietojen luovutukset rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille voivat perustua rekisteröidyn suostumukseen
3. Oikeutetut edut
a. Potentiaalisen asiakkaan perustaminen ja palvelujen tarjoaminen potentiaaliselle asiakkaalle voivat perustua oikeutettuun etuun.
b. Suoramarkkinointia ja liiketoiminnan kehittämistä voidaan tehdä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen. Rekisterinpitäjä myös huolehtii siitä, että tällainen käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalvelut ja webinaareja.
Henkilötietoja voidaan kerätä Rekisterinpitäjän verkkosivustolla (www.optimesys.fi), niiden laskeutumissivuilla ja lomakkeiden avulla, jolloin tietoja saadaan Rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoihin yhdistettävää tietoa voi syntyä myös automaattisesti evästeiden avulla sekä Rekisteröidyn selaimen Rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämistä teknisistä tiedoista (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta Rekisteröity on siirtynyt OptimeSys:n verkkosivustoille). Tietoja voi myös kertyä Rekisterinpitäjän omassa toiminnassa.
Rekisterinpitäjä voi myös kerätä tietoa nettisivujen käyttömääriin ja muuhun tilastointiin liittyen sekä käsitellä ja analysoida kyseistä tietoa. Käytämme vain sellaisia kolmansien osapuolten palveluntarjoajia, jotka ovat sitoutuneet ylläpitämään riittävää turvallisuuden ja luottamuksellisuuden tasoa, prosessoimaan henkilötietoja vain Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla sekä valvomaan, että samat velvollisuudet koskevat heidän alikäsittelijöitään.
Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OptimeSys:n verkoston sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön puitteissa ja rajoissa.
Käyttämämme EU-ulkopuoliset alihankkijat palvelu- ja ohjelmistotarjoajat kuuluvat Privacy Shield -listaukselle. Järjestely turvaa EU-kansalaisen perusoikeudet kun tämän henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin ja luo selkeät periaatteet yrityksille, jotka siirtävät henkilötietoja EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.
Rekisterinpitäjä käsittelee vain kyseessä olevan käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja ja niitä säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Poistuneiden asiakasorganisaatioiden henkilöt poistetaan Rekisteristä kerran vuodessa.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan. Niitä käsitellään myös asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen, jolloin niiden käsittely perustuu suostumukseen tai oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Pyynnön voi lähettää sähköisesti tämän selosteen lopusta löytyvällä lomakkeella ja materiaalit voi noutaa henkilöllisyystodistusta vastaan toimistoltamme.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot, mikäli se on teknisesti mahdollista.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html).
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.
Our customers do great things; they contribute to the global environment and keep the world moving forwards. Our role is to be their ally and guide who takes them through their journey to success.
Espoo office
Sinikalliontie 3 D, 5 krs.
02630 Espoo
+358 20 776 9480
Tampere office
Naulakatu 3
33100 Tampere
location on map